コンパクトでない空間

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メールのサンプル集

他大学の授業を聴講するとか、イベントの参加資格が足りないとか、自分は対象ではないから、と諦めてしまう人が多いように思う。
もちろん、実際に制度上不可能な場合もあるので断られても殊勝に引き下がらないといけないけれど、メールを出してみれば案外歓迎してくれるケースというのも存在する。
ダメモトでお願いしてみるだけしてみてもいいと思うのだけれど、二の足を踏んでしまうひとつの理由は、メールの書き方に自信がないからだろう。

というわけで、今回はメールの書き方のお話……といっても、私はマナー講師でもなんでもないので、私の自己流でどうしているか、の話でしかないのだけれど。
まあ、あれこれ気にしすぎて、気をつけなければいけない項目が増えすぎるよりは、最低限この程度を守っていればOKって自分を許してもいいんじゃない?ってハードルを下げて気楽にメールできるような後押しになれたらいいなと思う。
メールが苦手すぎてどうしたらいいかわからないって人向けの内容なので、いろいろがばがばだと思うし、自分はこう書く、というものがもう出来上がってる人は言うことはないので是非それを貫いてください。
こんなメールサンプル集、ぐぐればいくらでも出てくるので、ここに出てきたサンプルだけじゃうまく自分が送りたいメールに合わないとおもったらぐぐってみるといいと思う。

サンプルメールを三つ用意してみた。
どちらも私が実際に送ったメールを元にしている。

サンプル1(はじめてメールを送る相手):

◎◎大学インターンシップ担当
〇〇 ××教授


突然のメール失礼します。
千葉大学理学部数学科三年の小林佐保といいます。
次の夏に行くインターンシップを探していたところ、
◎◎大学の数学科のインターンシップの充実度を学科の先生に伺いました。

〇〇教授のホームページも見て、自分もそのような充実したインターンシップに参加したいと思ったのですが、  
インターンシップ探しの相談に乗っていただくことは可能でしょうか?

お忙しいところ図々しいお願いかと思いますが、
お返事いただければ幸いです。


千葉大学理学部数学・情報数理学科三年
小林 佐保

サンプル2(既にメールを送ったことがある相手):

@@先生

お世話になっております、〇〇所属の小林です。

以前参加した**コンテストについてなのですが、コンテストでいただいた賞が評価され、
$$賞に推薦していただくことになりました。
推薦のための資料として、私のどういった点が評価されたかがわかるといいとのことなのですが、
@@先生から簡単な講評を頂くことは可能でしょうか?

お手数おかけしますが、よろしくお願いします。

千葉大学 理学部 4年
小林 佐保

サンプル3(返信の場合)

@@先生

ご連絡ありがとうございます。

手続きの件、承知しました。

小林

基本的に私はメールは

  1. 宛名
  2. 導入
  3. 内容
  4. 締め
  5. 署名

の5つから構成するようにしている。

宛名

サンプル1

◎◎大学インターンシップ担当
〇〇 ××教授

サンプル2、3

@@先生

最低限守るべきポイント

  • 一行目に相手の肩書、二行目に相手のフルネーム+敬称を書く
  • 相手の肩書、名前に間違いがないかは確認しよう
  • 大学の助教、准教授、教授に送る場合は敬称は「先生」
  • ポスドク含めそれ以外の相手に送る場合は「様」

余裕があればやってもいい応用ポイント

  • 相手が教授なら敬称は教授と書いてもいい
  • 相手が自分よりひとつ上の立場(自分が学部生なら修士修士なら博士など)までは「様」ではなく「さん」にしてもいい
  • 何度もメールをしている相手なら肩書と下の名前を省略し、苗字+敬称だけでもよい

導入

ここは、相手にとって自分が誰なのかを知らせる意味を持たせる。

相手が自分のことを知らない場合

相手が自分のことを知らず、自分が一方的に相手を知っている場合は、自分の所属と名前を述べ、どのようにして相手を知ったのかを説明する。 ex) サンプル1

突然のメール失礼します。
千葉大学理学部数学科三年の小林佐保といいます。
次の夏に行くインターンシップを探していたところ、
◎◎大学の数学科のインターンシップの充実度を学科の先生に伺いました。

面識がある場合

お互いに面識があるが、相手が自分を覚えているか怪しい場合は、どこで出会ったのか簡潔に述べる。
100人ぐらい履修する授業を履修しているだけだとか、覚えてないだろうな、と思うような場合であっても、覚えていらっしゃいまるか、とは聞かずに、表向きは覚えている体で通してあげるのが優しさ。
ex1) サンプル2

お世話になっております、〇〇所属の小林です。

ex2)

千葉大学の小林です。先日のイベントの際はお世話になりました。

ex3)

情報数学Ⅱを履修している小林です。
お世話になっております。

日常的にやり取りをしている場合

お世話になっております。

だけでよい。
もっと砕けたのがよければ、

お疲れ様です。

なんていうのも一部界隈で使われていたりする。

返信の場合

サンプル3

ご連絡ありがとうございます。

基本的にこれ。
イベントなどの情報を教えてもらった場合は

情報ありがとうございます。  

こちらのメールに対する返信にさらに返信する場合は

ご返信ありがとうございます。

というのもアリ。

内容

サンプル1

〇〇教授のホームページも見て、自分もそのような充実したインターンシップに参加したいと思ったのですが、  
インターンシップ探しの相談に乗っていただくことは可能でしょうか?

サンプル2

以前参加した**コンテストについてなのですが、コンテストでいただいた賞が評価され、
$$賞に推薦していただくことになりました。
推薦のための資料として、私のどういった点が評価されたかがわかるといいとのことなのですが、
@@先生から簡単な講評を頂くことは可能でしょうか?

サンプル3

手続きの件、承知しました。

尊敬語とか丁寧語とかは言語学者でもないかぎりほとんどの人は正しい使い方なんてわかってないので、なんとなくでよい。
最低限ですます調で書いておけばいいと思う。
先生によっては自分にメールを送るときのルールなどを明文化してHPに載せてたりするので、ざっと探してみてもしそういうのを見つけたら絶対守るべき。
ちなみに、了解しました、と承知しました、については宗教戦争があるが、どちらかというと現代では承知しましたが無難っぽい。

締め

基本的には、 サンプル2

お手数おかけしますが、よろしくお願いします。

でよい。
自分が心苦しさを感じていて気が引ける場合は、 サンプル1

お忙しいところ図々しいお願いかと思いますが、
お返事いただければ幸いです。

と書いておくと(こちらの気が)楽になる。
他にもお願いというより事務連絡に近い場合は、

お返事お待ちしています。

の方が適切な場合もあるかもしれない。 返信の場合や一方的な連絡で特に相手に返信や対処を求めない場合は締めは書かなくてもいい。

署名

大学生の場合は

(大学名) (学部) (学科) (学年)
苗字 名前

が一番正式な形だろう。
何度もやりとしている相手の場合は、学科や下の名前を省略してもいい。
学内の相手の場合は大学名を省略してもいい。